Апостилювання документів з України за кордоном

Перебуваєте за кордоном і вам потрібно проставити апостиль на український документ? Юристи сервісу «Розлучення Онлайн» проконсультують та допоможуть перевірити документ, визначити компетентний орган, організувати проставлення апостиля в Україні та відправити готові документи до країни вашого перебування без необхідності особисто приїжджати в Україну.

Ми працюємо зі свідоцтвами та витягами ДРАЦС, документами про народження, шлюб і смерть, витягами про несудимість, нотаріальними документами, судовими рішеннями, архівними документами та іншими офіційними документами. За потреби після проставлення апостиля організуємо переклад документа потрібною мовою та його нотаріальне засвідчення.

Що таке апостиль на документі?

Апостиль — це спеціальне засвідчення офіційного документа для його використання на території іншої держави, яка застосовує Гаазьку конвенцію 1961 року. Апостиль підтверджує:

• справжність підпису посадової особи, яка підписала документ;
• статус, у якому ця особа діяла;
• справжність печатки або штампа, якими скріплено документ.

Апостиль не підтверджує зміст документа і не змінює зазначені в ньому відомості. Якщо у свідоцтві, витягу або іншому документі міститься помилка, неправильне прізвище, дата чи інші невірні дані, спочатку потрібно вирішити питання з самим документом або актовим записом, а вже після цього подавати його на апостиль.

Після проставлення апостиля документ можна використовувати у державі, для якої застосовується Гаазька конвенція, без проходження повної процедури консульської легалізації.

Для чого потрібен апостиль на українські документи за кордоном?

Апостиль потрібен тоді, коли український офіційний документ подається до іноземного органу і ця держава вимагає підтвердження його справжності відповідно до Гаазької конвенції. Апостиль на документи може знадобитися:

• для реєстрації шлюбу за кордоном;
• для розлучення в іншій країні;
• для оформлення громадянства;
• для отримання посвідки на проживання;
• для постійного проживання;
• для возз’єднання сім’ї;
• для підтвердження народження дитини;
• для підтвердження сімейного стану;
• для оформлення спадщини;
• для подання документів іноземному нотаріусу;
• для звернення до суду;
• для працевлаштування;
• для навчання;
• для підтвердження освіти;
• для усиновлення;
• для міграційних процедур;
• для подання довідки або витягу про несудимість;
• для інших юридичних процедур в іноземній державі.

Перед оформленням апостиля бажано перевірити письмові вимоги установи, до якої подається документ. В окремих випадках апостиль не потрібен через міжнародний договір між Україною та відповідною державою, а для деяких країн замість апостиля застосовується інший порядок легалізації документів.

На які документи з України можна проставити апостиль?

Допомагаємо організувати проставлення апостиля на різні види українських офіційних документів.

Апостиль на документи ДРАЦС

До цієї групи належать:

• свідоцтво про народження;
• повторне свідоцтво про народження;
• свідоцтво про шлюб;
• повторне свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво про смерть;
• повторне свідоцтво про смерть;
• свідоцтво про розірвання шлюбу;
• витяг ДРАЦС про народження;
• витяг ДРАЦС про шлюб;
• витяг ДРАЦС про розірвання шлюбу;
• витяг ДРАЦС про смерть;
• інші документи органів державної реєстрації актів цивільного стану.

Якщо старого свідоцтва у вас немає або документ не відповідає вимогам для подальшого засвідчення, ми можемо спочатку допомогти отримати повторне свідоцтво або необхідний витяг, а вже після цього організувати проставлення апостиля.

Апостиль на витяг про несудимість

Для використання українського витягу про несудимість за кордоном іноземна установа може вимагати паперовий документ з апостилем. Перед оформленням ми перевіряємо:

• чи потрібен повний або скорочений витяг;
• чи приймається електронний документ;
• чи потрібен паперовий варіант;
• чи необхідний апостиль;
• якою мовою потрібно виконати переклад.

Апостиль на документах, виданих Міністерством внутрішніх справ та його відповідними територіальними органами, проставляється в межах повноважень МВС.

Апостиль на нотаріальні документи

Апостиль можна проставляти на документах, оформлених українськими нотаріусами, якщо вони відповідають установленим вимогам. До них можуть належати:

• нотаріальні заяви;
• довіреності;
• нотаріально засвідчені копії;
• заяви про сімейний стан;
• заяви про згоду;
• інші нотаріально оформлені документи.

У цьому випадку апостиль підтверджує справжність підпису та повноваження нотаріуса, який оформив документ.

Апостиль на судові документи

Для використання за кордоном апостиль може знадобитися на:

• рішенні суду про розірвання шлюбу;
• рішенні суду про встановлення юридичного факту;
• інших судових рішеннях;
• офіційних документах, виданих судами.

Перед поданням документа на апостиль ми перевіряємо його оформлення та визначаємо, чи потрібно попередньо отримати належним чином засвідчену копію судового рішення.

Апостиль на архівні документи

Апостиль може проставлятися на належним чином оформлених документах державних архівних установ, зокрема:

• архівних довідках;
• архівних витягах;
• архівних копіях.

Якщо архівний документ ще не отримано, можемо спочатку допомогти визначити архів, підготувати запит та організувати отримання документа.

Апостиль на документи про освіту

Апостиль може знадобитися на:

• дипломі;
• додатку до диплома;
• свідоцтві про освіту;
• атестаті;
• академічній довідці;
• інших офіційних документах у сфері освіти.

Апостиль на українських документах про освіту проставляється Міністерством освіти і науки України. Документи можуть подаватися власником або його представником відповідно до встановленої процедури.

Хто проставляє апостиль в Україні?

Апостиль проставляє компетентний орган визначається залежно від того, ким виданий документ.

• Компетентний орган
• На які документи проставляє апостиль
• Міністерство юстиції України

Документи органів юстиції, судів, державних архівних установ, а також документи, оформлені нотаріусами України. До цієї категорії належать свідоцтва та витяги ДРАЦС, судові документи, нотаріальні документи, архівні довідки.

1. Міністерство внутрішніх справ України. Документи МВС та його територіальних органів з надання сервісних послуг, зокрема витяги про притягнення до кримінальної відповідальності та наявність судимості.
2. Міністерство освіти і науки України. Дипломи, додатки до дипломів, атестати, свідоцтва та інші офіційні документи у сфері освіти і науки.
3. Державна міграційна служба України. Документи, видані ДМС та її територіальними органами у сфері міграції, громадянства, біженців та інших питань, віднесених до компетенції ДМС.
4. Державна податкова служба України. Документи, видані ДПС та її територіальними органами, зокрема окремі довідки про податкові відомості та статус податкового резидента.
5. Міністерство закордонних справ України. Інші офіційні документи, які не належать до компетенції перелічених органів.

Тому перед передачею документа на апостиль ми спочатку визначаємо його вид, орган, який його видав, та правильний порядок засвідчення.

Чи можна проставити апостиль, перебуваючи за кордоном?

Для більшості ситуацій вам не потрібно спеціально приїжджати в Україну лише для проставлення апостиля. Документи можна подавати через представника, а для окремих категорій передбачене поштове або дистанційне звернення.

Наприклад, з 1 лютого 2026 року для документів, які належать до компетенції Міністерства юстиції, заявник, який перебуває за кордоном, може направити паперовий документ для проставлення апостиля поштовим відправленням до відділу ДРАЦС, а архівний документ — до Державної архівної служби України.

Наша юридична допомога дозволяє організувати весь процес в Україні: перевірити документ, за потреби отримати новий примірник, передати його до компетентного органу, отримати після проставлення апостиля, організувати переклад та відправити готовий комплект документів за кордон. Допомогою в апостолюванні документів з України можуть скористатися українці, які перебувають у:

• Польщі;
• Німеччині;
• Чехії;
• Словаччині;
• Австрії;
• Італії;
• Іспанії;
• Португалії;
• Франції;
• Нідерландах;
• Бельгії;
• Данії;
• Швеції;
• Норвегії;
• Фінляндії;
• Ірландії;
• Великій Британії;
• Швейцарії;
• Литві;
• Латвії;
• Естонії;
• Румунії;
• Болгарії;
• Угорщині;
• Греції.

Також ми організовуємо юридичну допомогу з документами для українців, які перебувають у США, Канаді та інших країнах світу.

Як ми допомагаємо проставити апостиль на документи?

Процедура апостолювання починається з перевірки самого документа та країни, у якій він буде використовуватися.

Що ми робимо?

1. Перевіряємо ваш документ. Визначаємо вид документа, ким і коли він виданий, чи відповідає він вимогам для проставлення апостиля та чи потрібно отримувати новий документ.

2. Перевіряємо вимоги країни використання. Уточнюємо, де саме буде подаватися документ та чи потрібен для нього апостиль. Перевіряємо необхідність перекладу та додаткового засвідчення.

3. Визначаємо компетентний орган. Встановлюємо, який державний орган України уповноважений проставити апостиль саме на вашому документі.

4. Організовуємо проставлення апостиля. Готуємо документи для процедури та організовуємо їх подання до відповідного компетентного органу в Україні. Контролюємо проходження погоджених етапів.

5. Організовуємо переклад і міжнародну доставку. Після проставлення апостиля за потреби передаємо документ на переклад, організовуємо необхідне засвідчення та відправляємо готовий комплект до країни вашого перебування.

Які документи потрібні для проставлення апостиля?

Точний перелік залежить від документа та державного органу, який проставляє апостиль. Для первинної перевірки достатньо надіслати нам:

• фотографію або скан документа;
• копію паспорта або ID-картки власника документа;
• інформацію про країну, де документ буде використовуватися;
• інформацію про установу, до якої він подається;
• вимоги іноземного органу, якщо вони у вас є.

Після перевірки юрист повідомить:

• чи підлягає документ апостилюванню;
• чи потрібно отримати його новий примірник;
• який державний орган проставляє апостиль;
• чи потрібні додаткові документи;
• чи можна провести процедуру через представника;
• чи потрібен після апостиля переклад.

Якщо оригінал необхідного свідоцтва, витягу або іншого документа втрачено чи залишився в Україні, можемо окремо перевірити можливість його повторного отримання.

Чи можна поставити апостиль на старе свідоцтво про народження або шлюб?

Можливість проставлення апостиля залежить не лише від року видачі документа, а й від його стану, виду бланка, органу видачі та можливості перевірити підпис, печатку й повноваження посадової особи. Старе свідоцтво потрібно спочатку показати юристу. Якщо документ не відповідає вимогам для проставлення апостиля, оптимальним варіантом є отримання повторного свідоцтва сучасного зразка та подальше проставлення апостиля вже на ньому. У такому випадку ми можемо організувати обидва етапи в Україні: отримання повторного документа та його апостилювання.

Чи можна проставити апостиль на копію документа?

В окремих випадках для використання за кордоном оформлюється нотаріально засвідчена копія, після чого апостиль проставляється на нотаріальному засвідченні. У цьому випадку апостиль підтверджує підпис та повноваження українського нотаріуса.

Чи підходить такий варіант, залежить від вимог іноземної установи. Якщо вона вимагає апостиль саме на оригіналі свідоцтва, витягу, диплома або іншого документа, нотаріальна копія його не замінює.

Чи потрібен апостиль на переклад документа?

Послідовність оформлення апостиля на переклад документа залежить від вимог країни та установи. Найпоширеніший варіант:

• отримати належним чином оформлений український документ;
• проставити на ньому апостиль;
• перекласти документ разом з апостилем;
• оформити засвідчення перекладу відповідно до вимог країни використання.

Порядок дозволяє перекласти не лише зміст документа, а й текст самого апостиля. Водночас іноземна установа може встановлювати власні вимоги до перекладу, наприклад вимагати перекладача у країні подання документа або присяжного перекладача, тому перед замовленням перекладу ми рекомендуємо перевірити вимоги органу, куди подаються документи.

Коли апостиль не потрібен?

Апостиль потрібен не для кожного українського документа, який використовується за кордоном. Він не потрібен, якщо між Україною та відповідною державою діє міжнародний договір, який скасовує або спрощує вимогу легалізації певних документів. Також Гаазька конвенція про апостиль не застосовується до окремих категорій документів, зокрема:

• документів, складених дипломатичними або консульськими установами;
• адміністративних документів, які безпосередньо стосуються комерційних або митних операцій.

Перед початком процедури ми перевіряємо країну використання документа. Це дозволяє не витрачати час і кошти на апостиль, якщо конкретний документ приймається без нього.

Апостиль чи консульська легалізація?

Апостиль використовується у відносинах між державами, для яких діє Гаазька конвенція 1961 року. Якщо документ призначений для країни, з якою процедура апостилювання не застосовується і немає іншого міжнародного договору про спрощений порядок визнання документів, може знадобитися консульська легалізація. Консульська легалізація це інша процедура засвідчення документів, тому ми спочатку перевіряємо:

• країну призначення;
• вид документа;
• міжнародні договори, що застосовуються;
• вимоги установи, до якої подається документ.

Після цього визначаємо, чи потрібен апостиль, консульська легалізація або документ можна використовувати без додаткового засвідчення.

Скільки часу займає проставлення апостиля?

Строк апостолювання залежить від виду документа та компетентного органу.

Для документів, що належать до компетенції Міністерства юстиції України, з 1 лютого 2026 року рішення про проставлення апостиля або відмову приймається до 3 робочих днів з дня, наступного після реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів.

Для документів про освіту, витягів МВС та інших категорій діють відповідні процедури компетентних органів, тому строк визначаємо після перевірки документа. Загальний термін отримання готового комплекту також залежить від:

необхідності отримувати новий документ;

перевірки підпису або печатки;

апостилювання;

перекладу;

нотаріального засвідчення;

міжнародної доставки.

Якщо документи потрібні до конкретної дати, повідомте її юристу під час звернення.

Чому варто звернутися за юридичною допомогою у проставленні апостиля?

Складність апостолювання полягає в правильній підготовці документа до його використання за кордоном. Ми:

• перевіряємо, чи потрібен апостиль для конкретної країни;
• перевіряємо вимоги іноземної установи;
• визначаємо, чи підходить наявний документ;
• допомагаємо отримати повторне свідоцтво або витяг, якщо це необхідно;
• визначаємо компетентний орган;
• організовуємо подання документа на апостиль;
• контролюємо проходження процедури;
• за потреби організовуємо переклад;
• допомагаємо з нотаріальним засвідченням;
• організовуємо міжнародну доставку.

Ви отримуєте юридичну та організаційну допомогу від перевірки документа до відправлення готового комплекту за кордон і не витрачаєте час на окреме звернення до декількох установ в Україні.

Які гарантії ми надаємо?

Перед початком роботи юрист перевіряє документ, країну його використання та визначає правильний порядок подальшого оформлення.

Ми повідомляємо, який державний орган уповноважений проставити апостиль, які документи необхідно підготувати та які додаткові процедури знадобляться після апостилювання. Перелік юридичних та організаційних дій і їх вартість погоджуються до початку роботи. Якщо під час перевірки з’ясовується, що документ необхідно переоформити, отримати повторно, виправити відомості або виконати інші юридичні дії, ми повідомляємо про це до початку відповідного етапу.

З 2018 року команда «Розлучення Онлайн» працює з документами про шлюб, народження, смерть, сімейний стан та іншими документами, необхідними українцям для використання за кордоном.

Скільки коштує юридична допомога у проставленні апостиля?

Вартість апостолювання документів залежить від виду документа та переліку дій, які необхідно виконати в Україні.

На ціну юридичної допомоги впливають:

• вид документа;
• орган, який проставляє апостиль;
• кількість документів;
• необхідність повторного отримання документа;
• необхідність виправлення документа;
• державні платежі за проставлення апостиля;
• переклад;
• нотаріальне засвідчення;
• міжнародна доставка.

До базової юридичної допомоги входить:

• перевірка документа;
• перевірка країни використання;
• визначення необхідності апостиля;
• визначення компетентного органу;
• перевірка вимог до документа;
• підготовка до процедури;
• юридичний та організаційний супровід проставлення апостиля.

Якщо необхідно спочатку отримати повторне свідоцтво, витяг, архівну довідку або інший документ, ця робота розраховується окремо. Також окремо погоджуються переклад, нотаріальне засвідчення та міжнародна доставка. Жодних додаткових юридичних чи організаційних дій без попереднього погодження з вами ми не виконуємо.

Як отримати юридичну допомогу у проставленні апостиля за кордоном?

1. Надішліть нам фотографію або скан документа, на який потрібно проставити апостиль.
2. Повідомте, у якій країні ви перебуваєте, для якої країни готується документ та до якої установи його потрібно подати.
3. Юрист перевірить документ, визначить, чи потрібен апостиль, який державний орган його проставляє та чи необхідні додаткові дії.
4. Ми організуємо погоджені процедури в Україні, за потреби допоможемо з перекладом та відправимо готовий документ до країни вашого перебування.